Software para odontologías en Colombia
Tu clínica no pierde pacientes por mala atención. Los pierde entre una cita y la siguiente.
El odontograma, el plan de tratamiento, la agenda, la caja, los RIPS y la factura electrónica viven en el mismo sistema — y ese sistema sabe qué plan se aprobó y nunca se agendó, qué paciente dejó de venir y qué hora quedó libre esta tarde.
Cuatro fugas que ninguna clínica mide
No son fallas de atención. Son huecos entre un sistema y otro — entre la historia clínica y la agenda, entre la agenda y el seguimiento.
El plan que se aprobó y nunca se agendó
El paciente dijo que sí en el sillón. Nadie volvió a llamarlo. Ese tratamiento sigue vivo en la boca del paciente y muerto en la caja de la clínica.
El paciente que no volvió y nadie notó
No se quejó, no se fue con reclamo. Simplemente dejó de aparecer, y la clínica se entera meses después —o nunca.
El caso de laboratorio que llegó tarde
La cita se reagenda, el paciente se molesta y el sillón queda vacío una hora. Nadie mide cuántas veces pasó este mes.
La hora que quedó libre y nunca se llenó
Una cancelación a última hora es una hora de sillón que no vuelve. La agenda sabe que se abrió; normalmente nadie hace nada con eso.
Un agente de WhatsApp que sí sabe si esa hora está libre
Casi todos los bots de agendamiento se cuelgan por fuera: leen un calendario y escriben en él. El de HIZCAO no está pegado a la agenda — vive dentro del mismo sistema que tiene la historia clínica, así que cuando contesta ya sabe de qué sede, qué sillón, qué profesional y cuánto dura ese procedimiento.
Agenda contra la disponibilidad real
Los huecos salen de tu agenda —sede, sillón, profesional y duración del servicio—, no de un calendario paralelo que alguien tiene que mantener sincronizado.
No inventa una hora para quedar bien
Si no hay cupo, lo dice. Tiene prohibido deducir en qué día cae una fecha o suponer que un espacio está libre: pregunta al sistema o no responde.
Recuerda la cita antes de que se olvide
El sistema escribe solo 24 y 3 horas antes, a una hora decente y en la zona horaria de la sede. El paciente puede pedir que no le escriban más, y se respeta.
Tu equipo entra cuando quiera
Cualquier conversación se puede tomar a mano desde Conversaciones, a mitad de camino, sin apagar nada. Y todo queda en la ficha del paciente.
Y no tiene por qué ser lo primero que enciendas. El agente se activa cuando tú lo decides; hasta entonces las conversaciones de WhatsApp simplemente llegan a la ficha del paciente y las contesta tu equipo.
Estamos construyendo que el mismo agente llame por teléfono al paciente que no contesta por escrito. No tiene fecha y no está incluido en lo de arriba: lo contamos porque es hacia dónde va esto, no porque puedas usarlo hoy.
Seis frentes, un solo sistema
Todo lo de esta lista existe hoy en el producto.
La atención
La historia clínica completa, con lo que la odontología necesita de verdad.
- OdontogramaInteractivo, diente por diente y por superficie.
- PeriodontogramaSondaje completo, con el histórico para comparar.
- Planes de tratamientoFases, presupuesto y estado de aprobación.
- Diagnósticos y procedimientosRegistrados sobre el diente, no en un campo libre.
- ConsentimientosFirmados con el texto sellado y su huella, no una casilla.
- Registros por especialidadEndodoncia, ortodoncia y demás, con su ficha propia.
La agenda y la continuidad
Que un tratamiento aprobado no se quede esperando a que alguien se acuerde.
- Agenda por sede, sillón y profesionalCon las reglas de disponibilidad puestas.
- ContinuidadLos pacientes que deberían volver y no tienen próxima cita.
- OportunidadesEl plan aprobado se sigue como se sigue una venta.
- ConversacionesWhatsApp y correo del paciente, en la ficha del paciente.
- Agente de WhatsAppContesta y agenda sobre tu agenda real, cuando lo enciendes.
- Recordatorios automáticos24 y 3 horas antes, con el paciente pudiendo salirse.
- Enlace para agendarEl paciente elige hora sobre la disponibilidad real.
La plata y la operación
Lo que entra, lo que cuesta y lo que está esperando en el laboratorio.
- Caja dentalIngresos, abonos y saldos por paciente y por tratamiento.
- LaboratorioCada caso con su estado y su fecha de regreso.
- Tareas del equipoLo que hay que hacer, con dueño y fecha.
- Reportes dentalesProducción, agenda y conversión, sin armar un Excel.
Colombia
Lo que la norma exige, resuelto dentro del sistema y no en un Excel aparte. Nada de esto te va a sorprender: es lo mínimo. Está acá para que sepas que no falta.
- RIPSGeneración y panel de operaciones, dentro del sistema.
- Factura electrónica DIANSe emite desde la cotización, sin salir a otro portal.
- Historia clínica y retenciónLos plazos de la Resolución 839 de 2017.
- Habeas dataAutorización de datos sensibles y transferencia internacional.
- Documentos de la clínicaPolítica y aviso de privacidad, generados con tus datos.
La inteligencia
Un asistente que lee la clínica, propone, y nunca decide solo.
- ChacumPregunta en español qué falta, quién no volvió, cómo está la agenda.
- Clinic IntelligenceLas señales del día: lo que hay que atender antes de que se pierda.
- Gobernanza de IAToda propuesta clínica pasa por revisión humana, y queda registrada.
La captación
Porque una agenda vacía no se arregla adentro de la agenda.
- ContenidoGuiones grabables a partir de lo que pasa en la clínica.
- PublicidadLos anuncios y el sistema comparten el mismo dato.
- CampañasCorreo a los pacientes que corresponden, no a toda la base.
- Sitio y captaciónDe dónde llegó cada paciente, hasta el CRM.
El primer día está guionizado, paso por paso
Montar una clínica en un software nuevo es donde mueren la mayoría de las implementaciones. En HIZCAO son 32 pasos que la aplicación te va marcando sola: no hay casillas que marcar, el avance se deduce de lo que ya cargaste.
Cada paso dice qué hacer, en qué pantalla, y cómo sabes que quedó bien. Si algo bloquea a otra cosa —un odontólogo sin sede asignada deja la agenda vacía sin dar un solo error— el sistema te lo dice antes de que lo sufras.
Es para ti si…
- Tienes una clínica o consultorio odontológico en Colombia y la historia clínica ya es digital, o quieres que lo sea.
- Sospechas que hay tratamientos aprobados que nadie está persiguiendo.
- Llevas la agenda en un lado, la plata en otro y los RIPS en un tercero.
- Quieres que el marketing y la operación compartan el mismo dato.
No es para ti si…
- Buscas solo una agenda. Hay opciones más baratas y te van a servir igual.
- Tu operación es hospitalaria o multiespecialidad médica; HIZCAO es odontología.
- Quieres un sistema que decida por el profesional. La IA acá propone y él aprueba.
Lo que se pregunta antes de decidir
- ¿Genera RIPS?
- Sí. Hay un módulo de RIPS con su panel de operaciones dentro del sistema, no un archivo suelto que alguien arma aparte.
- ¿Emite factura electrónica a la DIAN?
- Sí, desde la cotización, sin salir a otro portal. La factura y los RIPS salen del mismo dato que ya está en la historia, que es justamente lo que evita que alguien los tenga que volver a escribir.
- ¿Manda recordatorios de cita automáticos?
- Sí, por WhatsApp: 24 y 3 horas antes, calculadas sobre la hora local de la sede y nunca de madrugada. Lo enciendes tú, necesita el WhatsApp de la clínica conectado, y cualquier paciente puede pedir que no le escriban más sin que eso afecte su atención.
- ¿El agente de WhatsApp agenda solo?
- Sí, y sobre tu agenda de verdad: los espacios libres los calcula el sistema con la sede, el sillón, el profesional y la duración del servicio. Tiene prohibido suponer que una hora está libre. Se enciende cuando tú decidas, y tu equipo puede tomar cualquier conversación a mitad de camino.
- ¿La inteligencia artificial diagnostica?
- No, y es una decisión, no una limitación. Sobre datos clínicos la IA produce propuestas que un profesional revisa y aprueba o descarta, y cada paso queda registrado. Un paciente puede además negarse al uso de IA sobre sus datos sin que eso afecte su atención.
- ¿Sirve para un consultorio de un solo odontólogo?
- Sí. La estructura es la misma —sede, sillón, profesional, horario— y con un solo profesional se monta en una tarde. Lo que cambia es cuánto del sistema usas, no cuánto sistema hay.
- ¿Dónde quedan los datos de mis pacientes?
- En servidores en Estados Unidos, y está escrito con nombre y apellido en el acuerdo de encargo que la clínica acepta. Por eso el sistema pide autorización expresa del paciente para la transferencia internacional: la ley colombiana lo exige y no se puede resolver con letra pequeña.
- ¿Cuánto cuesta?
- Depende del tamaño de la clínica y de qué módulos necesitas. Déjanos tus datos y te decimos un número en la primera conversación, sin pasar por tres reuniones.
Cuéntanos cómo opera tu clínica hoy
Te responde una persona. Si HIZCAO no te sirve para lo que necesitas, te lo decimos de frente en esa misma conversación.
Cómo tratamos los datos ↗